Update: Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung
Zum 01.01.2025 sind die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung in Kraft getreten. Unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen besteht seitdem bei steuerbaren Leistungen zwischen inländischen Unternehmern die Verpflichtung, mit einer Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format abzurechnen (E-Rechnung).
Die Finanzverwaltung hatte schon vor genau einem Jahr mit einem umfassenden Schreiben zu den Neuregelungen Stellung genommen. In einem neuen BMF-Schreiben vom 15.10.2025 wurden die damaligen Aussagen jetzt noch ergänzt bzw. in Teilen berichtigt. Darüber hinaus wurde der Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE) umfassend an die neuen gesetzlichen Regelungen angepasst.
An der grundsätzlichen Verpflichtung, in bestimmten Fällen mit einer Rechnung gegenüber dem Leistungsempfänger abzurechnen, gibt es keine Änderung. Mit einer E-Rechnung ist aber nur dann abzurechnen, wenn eine im Inland steuerbare Leistung von einem inländischen Unternehmer an einen anderen inländischen Unternehmer ausgeführt wird.
Eine E-Rechnung ist in einem strukturierten elektronischen Format (EN 16931) auszustellen. Sie kann sowohl als reine XML-Datei als auch eine sogenannte hybride Rechnung (z. B. ZUGFeRD-Rechnung mit einer menschenlesbaren PDF-Datei, in die eine XML-Datei integriert ist) erstellt werden. Die E-Rechnung muss in diesem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und vom Abrechnungsempfänger empfangen und archiviert werden.
Mit der Übertragung der E-Rechnung sind keine weiteren Meldepflichten gegenüber der Finanzverwaltung verbunden. Rechnungen in einem anderen Format werden als “sonstige Rechnungen” bezeichnet. Dabei handelt es sich um Rechnungen auf Papier, aber auch in einem nicht strukturierten elektronischen Format (z. B. reine PDF-Rechnung).
Für Leistungen, die bis 31.12.2026 ausgeführt werden, können alle Unternehmer – abweichend von den neuen gesetzlichen Regelungen – auch mit einer sonstigen Rechnung abrechnen. Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, können auch noch für Leistungen bis zum 31.12.2027 sonstige Rechnungen ausstellen.
Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro) und Fahrausweise können – unabhängig von den Übergangsregelungen – immer als sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Kleinunternehmer müssen ebenfalls keine E-Rechnungen für ihre Leistungen ausstellen.
Alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer oder andere Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, z. B. Wohnraum vermietende Unternehmer, ausschließlich im heilkundlichen Bereich tätige Unternehmer) müssen seit dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung des Leistungsempfängers ist in diesem Fall nicht notwendig.
(Stand: 14.11.2025)